КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением служебных документов является одной из основных обязанностей всех должностных лиц и имеет целью обеспечить своевременное и точное их выполнение.

На контроль берутся все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются прямые поручения о проведении практических мероприятий, представлении предложений, докладов, заключений и о проведении различного рода специальных работ.

На документах, взятых на контроль, ставится специальный штамп "На контроле”.

Контроль за исполнением приказов и других руководящих служебных документов командир части осуществляет лично, а также через штаб.

В штабе части приказом командира части назначается ответственное лицо, которое обязано вести журнал контроля,Обязанности лиц, осуществляющих контроль за исполнением служебных документов систематически следить за ходом исполнения служебных документов, находящихся на контроле, предупреждать возможность их невыполнения и докладывать о всех случаях задержки исполнения командиру части, обобщать работу по исполнению документов, вносить на рассмотрение командования предложения об улучшении контроля, постоянно иметь необходимые сведения о ходе исполнения документов.

Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные органы военного управления.

Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документовСодержание журнала контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ), в которых должны быть отражены: дата, регистрационные номера, краткое содержание документа, поручения должностных лиц, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении и другие необходимые данные.

Документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. В исполненном документе и журнале контроля должны быть отметки исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в котором документ должен быть подшит (служба, место, где он хранится). На документах, по которым поставленные вопросы решены в рабочем порядке, исполнитель на обороте последнего листа делает отметку (справку), когда, как решен вопрос, после чего заверяет своей подписью.

Документ снимается с контроля после полного разрешения вопросов, поставленных в нем. Решение о снятии с контроля принимает командир (начальник штаба) части. О снятии документа с контроля в журнале контроля делается соответствующая отметка.

Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца, а документы с отметкой «срочно» - не более 3 дней. В 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «оперативно».

Срок исполнения исчисляется в календарных днях от даты подписания первоначального поручения вышестоящим должностным лицом.

По служебным документам, содержащим обращение депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, срок исполнения – 30 дней, депутатский запрос – 30 дней, парламентский запрос – 15 дней со дня их первичной регистрации в органе военного управления.

При необходимости продления срока исполнения поручения не позднее чем за 3 дня (по срочным документам – за 1 день) до истечения срока исполнения должностному лицу, давшему поручение, представляется доклад с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения с обязательным указанием причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки) поручения.

Доклад с ходатайством о продлении срока допускается представлять без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей.

Если поручение по исполнению служебного документа дается нескольким должностным лицам, то указывается должностное лицо, ответственное за исполнение документа в целом.

Если в поручении ответственное лицо не указано, то за исполнение документа в целом ответственным является должностное лицо, указанное в поручении первым, которое обязано организовать в установленный срок исполнение и согласование документа с должностными лицами, указанными в поручении, а в случае необходимости - и с другими должностными лицами.

Соисполнители должны представить все необходимые материалы, при согласии с проектами подготовленных документов их завизировать, а в случае несогласия дать мотивированное заключение. Соисполнители несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений наряду с ответственным исполнителем документа.

Служебные документы, не отвечающие установленным требованиям, в которых не содержится ответов на все поставленные в поручениях вопросы, не согласованные с необходимыми должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке юридический контроль или представленные с нарушениями сроков исполнения без указания причин задержки и мер воздействия к нарушителям, возвращаются для доработки и повторного представления или докладываются с проектами приказов о наказании виновных.

Возвращение служебных документов, не отвечающих установленным требованиям, не является уважительной причиной задержки срока исполнения.